Semarang, 27 April 2026 – Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Diponegoro menyelenggarakan sesi Undip Global Classroom sebagai bagian dari Program Universitas Kelas Dunia melalui Zoom Meeting. Acara ini menghadirkan Prof. Shigeo Sugimoto dari Universitas Tsukuba, Jepang, sebagai pembicara tamu, yang menyampaikan ceramah berjudul “lecture titled Digital Archiving and Metadata: Basic Concepts and an Introduction to Japanese Activities”.
Prof. Shigeo Sugimoto adalah pakar terkemuka di bidang pengarsipan digital dan metadata, dengan fokus utama pada pelestarian informasi dan warisan budaya. Ia dikenal atas kontribusinya dalam penelitian mengenai siklus hidup pengarsipan digital, pengembangan sistem informasi, serta promosi standar metadata global seperti Dublin Core. Keahliannya telah menjadi landasan bagi berbagai proyek pengarsipan berskala besar, termasuk platform seperti Japan Search dan JACAR, guna memastikan akses yang berkelanjutan terhadap sejarah di era digital.
Di era transformasi informasi ini, pengelolaan arsip budaya dan sejarah memasuki fase baru. Berdasarkan materi yang disampaikan oleh Prof. Sugimoto, konsep pengarsipan digital menjadi kunci untuk memastikan keberlanjutan warisan sejarah kita agar tetap relevan dan dapat diakses oleh generasi mendatang. Pengarsipan digital didefinisikan sebagai proses komprehensif yang mencakup pengumpulan data, pengorganisasian, penyimpanan, penyediaan akses, serta pelestarian data tersebut. Data ini dapat berasal dari digitalisasi (seperti pemindaian dokumen fisik) atau data yang sejak awal sudah dalam bentuk digital (born-digital). Salah satu poin penting yang ditekankan adalah bahwa arsip digital tidak berdiri sendiri. Melalui platform seperti Japan Search, Hinagiku, dan JACAR, berbagai koleksi digital kini saling terhubung dalam satu portal besar, sehingga memudahkan masyarakat umum, pelajar, dan peneliti untuk mengaksesnya.
Tanpa metadata, arsip digital akan sulit ditemukan dan kehilangan maknanya. Metadata sering disebut sebagai “data tentang data” dan berfungsi untuk mendeskripsikan sebuah arsip melalui detail seperti judul, penulis, dan tanggal. Untuk memastikan bahwa data ini dapat dipahami secara universal, digunakanlah standar metadata seperti Dublin Core, MARC, METS, RDF, dan OAIS. Berikut ini adalah jenis-jenis sumber yang dapat diarsipkan secara digital:
- Tangible (physical): seperti buku, foto, dan bangunan
- Intangible (non-physical): seperti tarian atau tradisi budaya
- Ephemeral (temporary): seperti acara atau pertunjukan
- Digital/active: seperti game dan perangkat lunak
Dunia pengarsipan digital tidak hanya berurusan dengan objek fisik (berwujud) seperti buku atau foto. Tantangan terbesar muncul saat mengelola objek non-fisik, yang lebih sulit untuk dideskripsikan dan karenanya memerlukan metode perekaman audiovisual yang lebih mendalam agar dapat diubah menjadi objek digital yang lengkap.
Implementasi sistem pengarsipan digital yang baik melalui tahapan collect, organize, store, dan provide access adalah investasi panjang bagi peradaban. Dengan standar metadata yang kuat, warisan budaya yang rapuh dapat tetap hidup dan dapat dijangkau oleh siapa saja, di mana saja, melalui jaringan internet.
Penerapan sistem pengarsipan digital yang andal—melalui tahapan pengumpulan, pengorganisasian, penyimpanan, dan penyediaan akses—merupakan investasi jangka panjang bagi peradaban kita. Dengan standar metadata yang kuat, warisan budaya kita yang rentan dapat dilestarikan dan diakses oleh siapa pun, di mana pun, melalui internet.
Writer: Ahmad Aziz Ibrahim
